Wewnętrzne dokumenty RODO. Kto musi je mieć?

Z pojęciem RODO spotkał się zapewne każdy przedsiębiorca, jednak nie wszyscy zdają sobie sprawę, co ono oznacza i jakie wymagania należy spełnić w związku z obowiązywaniem tego aktu prawnego. Z artykułu dowiesz się, kto musi posiadać dokumentację przetwarzania danych osobowych, dlaczego jest to tak ważne oraz w jaki sposób szybko, sprawnie i fachowo dostosować działalność swojej firmy do aktualnych wymogów prawnych, unikając tym samym negatywnych konsekwencji w postaci dotkliwych kar finansowych.

Czym jest RODO i dlaczego ma tak duże znaczenie?

RODO to unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, które ma za zadanie nie tylko ujednolicić prawo w państwach członkowskich Unii Europejskiej, ale przede wszystkim – zapewnić większą przejrzystość i bezpieczeństwo procesów przetwarzania danych osobowych. W tym celu RODO nakłada na podmioty dokonujące przetwarzania szereg obowiązków, w tym – obowiązek posiadania odpowiedniej wewnętrznej dokumentacji.

Kto musi mieć dokumenty RODO?

W uproszczeniu, obowiązek przestrzegania RODO dotyczy każdego podmiotu z Unii Europejskiej, który przetwarza dane osobowe, lub podmiotu choćby spoza Unii, który oferuje jednak swoje towary lub usługi osobom z Unii. Oczywiście nie oznacza to, że wprowadzając do swojego prywatnego telefonu numery znajomych wisi nad Tobą ciemna chmura RODO 🙂 Na szczęście rozporządzenie nie dotyczy przetwarzania dokonywanego przez osobę fizyczną w ramach czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze. Podmioty dokonujące szerzej zakrojonych operacji przetwarzania, zwłaszcza związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, nie skorzystają jednak z tego wyłączenia. RODO może więc objąć swoim zakresem zarówno duże korporacje, małe i średnie przedsiębiorstwa, jak również jednoosobowe działalności gospodarcze i niewielkie sklepy internetowe, a nawet osoby prowadzące tzw. działalność nierejestrowaną.

Od podmiotów tych RODO wymaga m.in. posiadania odpowiedniej wewnętrznej dokumentacji, potwierdzającej właściwe stosowanie przepisów i dobór zasadnych zabezpieczeń, mających zapewnić odpowiednie standardy przetwarzania danych osobowych.

Jakie dokumenty RODO należy posiadać?

W przypadku standardowej działalności, w której to Ty określasz cele i sposoby przetwarzania danych (ma to miejsce np. w przypadku większości sklepów internetowych), potrzebne będzie przeprowadzenie i udokumentowanie tzw. analizy ryzyka przetwarzania danych, sporządzenie odpowiedniej polityki ochrony danych oraz rejestru czynności przetwarzania. Ze względu na tzw. zasadę rozliczalności, zgodnie z którą powinieneś być w stanie wykazać przestrzeganie przepisów RODO, warto wprowadzić także takie dokumenty jak rejestr upoważnień do przetwarzania danych czy rejestr stwierdzonych naruszeń. Pełną listę zalecanych w takim wypadku dokumentów znajdziesz na naszej podstronie Dokumenty RODO.

W zależności od stopnia skomplikowania dokonywanych przez Ciebie operacji przetwarzania, mogą być wymagane inne jeszcze dokumenty – jeśli przyjmujesz dane do przetwarzania w imieniu innego podmiotu, oprócz powyższych dokumentów będziesz potrzebować jeszcze rejestru kategorii czynności przetwarzania. Taka sytuacja może mieć miejsce np. w przypadku, gdy tworzysz oprogramowanie, w ramach którego użytkownik może wprowadzić dane swoich klientów.

Jeśli natomiast Twoja działalność może z dużym prawdopodobieństwem powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych (np. zasadnicza część Twojej działalności opiera się na przetwarzaniu na dużą skalę tzw. danych wrażliwych, np. danych o zdrowiu), będziesz potrzebować dodatkowo tzw. oceny skutków przetwarzania dla ochrony danych. Są to jednak stosunkowo rzadkie przypadki, niemające zastosowania w typowej działalności.

Warto zaznaczyć, że jeśli prowadzisz działalność online, np. prowadząc serwis internetowy lub e-sklep, to musisz spełnić również wymóg poinformowania swoich użytkowników o przetwarzaniu ich danych, a także o wykorzystywaniu plików cookies. Najprostszym sposobem, aby to uczynić, jest posiadanie na swojej stronie Polityki prywatności RODO i plików cookies.

Jak w prosty sposób spełnić wymogi w zakresie wewnętrznej dokumentacji RODO?

Liczba obowiązków związanych z dokumentacją w zakresie ochrony danych osobowych może wydawać się przytłaczająca, szczególnie dla początkujących przedsiębiorców. Nie jest dobrym pomysłem szukanie drogi „na skróty” i korzystanie z przypadkowych, darmowych dokumentów znalezionych w sieci. Ochrona danych osobowych stanowi obecnie zbyt ważną sferę działalności, aby korzystać z niepewnych dokumentów pobranych z Internetu. W przypadku standardowej działalności warto natomiast skorzystać z naszego Kreatora Legal Geek, skąd możesz pobrać wzory niezbędnej dokumentacji wraz z instrukcjami jej wypełnienia, opracowane przez zespół wyspecjalizowanych prawników. Uzyskasz także gwarancję aktualizacji dokumentów w przypadku zmian w prawie dotyczącym ochrony danych osobowych. Dzięki temu w szybki, bezpieczny i niedrogi sposób spełnisz wymogi w zakresie odpowiedniej wewnętrznej dokumentacji RODO.