Regulamin i inne wymagane dokumenty w sklepie internetowym – niezbędnik prawny e-sprzedawcy

Decydując się na uruchomienie biznesu online, musisz przebrnąć przez sporo tzw. “papierologii”. W gąszczu zawieranych umów nie możesz zapomnieć o dokumentach prawnych wymaganych do prowadzenia sklepu online. Dla większości początkujących sprzedawców są one nieprzyjemnym, ale koniecznym etapem. Odpowiednie dokumenty w sklepie internetowym pozwolą Ci rozpocząć sprzedaż, a przy tym zabezpieczą zarówno Ciebie, jak i Twoich klientów. W Kreatorze staramy się odczarować temat dokumentów i udowadniamy, że profesjonalna obsługa prawna może być w zasięgu ręki każdego przedsiębiorcy!

Pamiętaj, że to, jakie dokumenty są niezbędne w Twoim biznesie, może różnić się m.in. w zależności od tego, co będziesz sprzedawać. W tym wpisie przedstawimy te, które są uniwersalne i w większości przypadków wystarczą do prowadzenia “standardowego” sklepu internetowego. 

Regulamin sklepu online

Jest to zdecydowanie najważniejszy dokument w całym sklepie. Niezbędny, aby klienci mogli dokonywać na stronie sklepu zakupów. Krótko mówiąc – musisz posiadać regulamin sklepu internetowego, aby zacząć zarabiać.

W regulaminie powinien znaleźć się zbiór zasad dotyczących warunków sprzedaży w danym sklepie, a także informacje o zwrotach i reklamacjach czy dostępnych metodach płatności i dostawy. Odpowiednio napisany regulamin chroni zarówno sprzedawcę, jak i kupującego, jest więc bardzo istotnym dokumentem. W regulaminie nie mogą znaleźć się tzw.  klauzule niedozwolone – czyli zapisy, które rażąco naruszają interesy konsumentów. Takie postanowienia nie będą dla konsumenta wiążące, a ponadto za ich stosowanie grożą dotkliwe kary pieniężne. Kary mogą Cię dosięgnąć Cię również w przypadku całkowitego braku dokumentów. Sprawdź, co Ci grozi za brak odpowiedniego regulaminu sklepu internetowego?

Oczywistym jest także, że regulamin musi być zawsze aktualny i zgodny z obowiązującym prawem. Przepisy wpływające na branżę e-commerce w ostatnich latach zmieniały się dość dynamicznie, przez co zapewnienie prawidłowości posiadanych dokumentów jest dla e-sprzedawców sporym wyzwaniem. W Kreatorze Legal Geek jesteśmy na bieżąco z wszystkimi zmianami i dbamy o aktualizacje dokumentów, dzięki czemu nasze rozwiązanie zapewnia Ci bezpieczeństwo. Regulamin w Kreatorze jest do tego kilkukrotnie tańszy, niż indywidualna obsługa kancelarii prawnej.

Polityka prywatności RODO i cookies

Dokument ten pozwoli Ci spełnić wynikający z RODO obowiązek informacyjny i przedstawić użytkownikom w sklepu szczegóły dotyczące m.in. odbiorców ich danych oraz możliwych dróg kontaktu z administratorem danych osobowych. W polityce prywatności musi zostać wskazany także cel, okres oraz podstawa prawna przetwarzania danych. Ważnym elementem są również prawa przysługujące osobie, której dane dotyczą. Pamiętaj, że brak tego dokumentu może zadziałać na Twoją niekorzyść. Nie masz właściwej polityki prywatności? Sprawdź, jakie konsekwencje Ci grożą.

Polityka cookies powinna zawierać, jak sama nazwa wskazuje, informacje o plikach cookies, które są wykorzystywane na stronie, w tym zwłaszcza o celach ich wykorzystywania i okresie ważności. Aby ułatwić użytkownikowi zapoznanie się z informacjami o przetwarzaniu jego danych, warto, aby polityka prywatności RODO i cookies była jednym dokumentem – takie podejście zastosowaliśmy w dokumentach z naszego Kreatora, gdzie wraz z Polityką Prywatności generuje się stosowna sekcja z informacjami dot. plików cookies.

Dokumenty wewnętrzne RODO

Wśród wewnętrznych dokumentów RODO związanych z przetwarzaniem danych osobowych znaleźć się muszą przede wszystkim polityka ochrony danych, analiza ryzyka i rejestr czynności przetwarzania – są to konieczne dokumenty w każdym sklepie.

Ponadto, jeśli w swoim sklepie powierzasz dane do przetwarzania innym podmiotom lub inni administratorzy powierzają je Tobie, powinieneś pamiętać o zawarciu stosownej umowy powierzenia przetwarzania. Jeżeli zatrudniasz pracowników, nie zapomnij także o upoważnieniach do przetwarzania danych oraz ich oświadczeniach. 

Warto, aby w sklepie prowadzony był również rejestr upoważnień i rejestr powierzeń – w razie kontroli pomogą Ci wykazać, że panujesz nad tym, kto posiada dostęp do danych i w jakim zakresie. Pamiętaj, że są to dokumenty wewnętrzne – nie powinieneś publikować ich na stronie swojego sklepu! Możesz prowadzić je w formie elektronicznej lub papierowej, w zależności od tego, który sposób jest dla Ciebie wygodny.

Jak widzisz, dokumentów związanych z RODO jest sporo. W Kreatorze możesz kupić wymagane wzory wraz z instrukcjami w korzystnej cenie, a jeśli zdecydujesz się na zakup Pakietu E-Sprzedawcy, otrzymasz zarówno Regulamin wraz z Polityką prywatności, jak i wzory RODO w jeszcze niższej cenie.

Inne przydatne dokumenty

Jeśli użytkownicy mogą założyć w sklepie konto, niezbędny będzie również regulamin konta. Podobnie ma się sytuacja z wysyłką newslettera: jeśli chcesz oprzeć jego wysyłkę na podstawie prawnej, jaką jest umowa, musisz posiadać regulamin tej usługi. Więcej o tym, jak wysyłać newsletter zgodnie z prawem piszemy tutaj: Newsletter w sklepie internetowym. Jak legalnie zbierać kontakty i wysyłać maile.

W Kreatorze Legal Geek oferujemy kompleksowe rozwiązanie, jakim jest Pakiet E-sprzedawcy. Znajdziesz w nim wszystkie dokumenty, które pozwolą Ci ruszyć ze sprzedażą w swoim sklepie internetowym. Oprócz regulaminu sklepu, konta i newslettera, w pakiecie znajduje się również polityka prywatności RODO i cookies, 11 wzorów dokumentów RODO oraz infografika z najważniejszymi informacjami zawartymi w regulaminie i przydatne wskazówki dla sprzedawcy. Wszystko to otrzymasz w ramach rocznego abonamentu, dzięki któremu w przypadku zmian w prawie, które będą miały wpływ na treść dokumentów, otrzymasz od nas niezbędne aktualizacje.