Jeśli prowadzisz sklep internetowy w ramach działalności nierejestrowanej, zasadniczo Twoje obowiązki rachunkowe są uproszczone. Tym niemniej, nie jest tak, że możesz po prostu sprzedawać i zupełnie zapomnieć o jakiejkolwiek księgowości czy podatkach!
Jednym z kluczowych obowiązków w działalności nierejestrowanej jest dokumentowanie sprzedaży. W większości przypadków posłuży do tego tzw. uproszczona ewidencja sprzedaży. Jak sama nazwa wskazuje, dokumentacja ta jest mniej wymagająca niż tradycyjna księgowość. Nie musisz się więc jej obawiać – zobaczysz, jej prowadzenie nie jest trudne!
Z wpisu dowiesz się też, kiedy uproszczona ewidencja sprzedaży będzie niewystarczająca. Ale najpierw – wyjaśnijmy podstawy!
Czym jest uproszczona ewidencja sprzedaży?
Można powiedzieć, że to prosty wykaz wartości Twojej sprzedaży. Może przybrać formę np. arkusza kalkulacyjnego na komputerze, ale dopuszczalne jest prowadzenie ewidencji choćby w formie papierowego notesu. Grunt, żeby wykaz był czytelny, rzetelny i staranny – tak, abyś np. w razie kontroli był/a w stanie go przedstawić i udowodnić osiąganą sprzedaż.
Prowadzenie ewidencji to nie tylko obowiązek – taki dokument pomoże Ci też kontrolować, czy nie przekraczasz limitu przychodów dozwolonego dla działalności nierejestrowanej. O limicie przychodów i innych aspektach ważnych dla prowadzenia sklepu internetowego bez firmy przeczytasz więcej w naszym bezpłatnym e-booku.
E-book i webinar: Działalność nierejestrowana w sklepie internetowym
Praktyczne przewodniki, który przeprowadzą Cię przez wszystkie etapy uruchamiania e-sklepu bez konieczności rejestracji działalności gospodarczej. Znajdziesz w nich wszystkie podstawowe informacje, których potrzebujesz do uruchomienia e-sklepu: od podstawowych zasad, przez kwestie podatkowe, aż po wskazówki dotyczące niezbędnych dokumentów prawnych. Dowiedz się więcej
Co powinna zawierać uproszczona ewidencja sprzedaży?
Minimalne elementy, jakie musi zawierać Twoja ewidencja, to:
- data sprzedaży – a więc dokładny dzień, w którym doszło do transakcji.
- całkowita wartość dziennej sprzedaży.
Aby lepiej zarządzać swoim biznesem, warto rozważyć dodanie do ewidencji dodatkowych informacji, wskazujących np.:
- jaki towar sprzedałeś/aś;
- w jakiej liczbie;
- za jaką cenę.
Dodatkowo, możesz dodać kolumnę z numerem porządkowym wpisu oraz kolumnę z narastającą wartością sprzedaży, w której będziesz dodawać wartość sprzedaży z danego dnia do tej z dni poprzednich. Dzięki temu już po jednym rzucie oka będziesz wiedzieć, jak duża jest Twoja sprzedaż w danym miesiącu czy roku.
Ktoś kupił produkt w Twoim sklepie – co teraz?
Dokumentację sprzedaży należy prowadzić na bieżąco. Każdego dnia, w którym sprzedałeś/aś jakiś produkt, otwórz swoją ewidencję i odpowiednio to wynotuj. Ewentualnie możesz zaewidencjonować sprzedaż następnego dnia, ale uwaga – powinno to nastąpić przed dokonaniem sprzedaży w tym dniu. W sklepie internetowym trudno kontrolować to, kiedy ktoś złoży zamówienie. Między innymi dlatego najlepiej przyjąć zasadę dokumentowania sprzedaży tego dnia, w którym rzeczywiście miała ona miejsce.
Regularne aktualizowanie ewidencji to również gwarancja, że nie zapomnisz o żadnej transakcji. Dzięki temu w razie kontroli z łatwością udowodnisz prawidłowość swoich zapisów i unikniesz potencjalnych problemów z urzędem skarbowym.
Kiedy uproszczona ewidencja sprzedaży nie wystarczy?
Prowadząc sklep internetowy bez firmy najczęściej “załapiesz się” na zwolnienie od podatku VAT.
Jednak – jak to bywa z zasadami – są wyjątki.
Sprzedaż niektórych rodzajów produktów będzie wiązać się z wymogiem rejestracji do VAT. To z kolei oznacza powiększenie puli Twoich obowiązków – o jednym z nich pisaliśmy w naszym poprzednim wpisie dotyczącym wystawiania faktur. Teraz natomiast musimy zaznaczyć, że jeśli jesteś zarejestrowany/a do VAT, uproszczona ewidencja sprzedaży nie będzie wystarczająca! Twoja dokumentacja musi być w takim wypadku bardziej szczegółowa.
Jakie produkty w sklepie powodują konieczność rejestracji do VAT i tym samym prowadzenia obszerniejszej dokumentacji?
Będą to m.in.:
- preparaty kosmetyczne i toaletowe;
- biżuteria z metali szlachetnych;
- komputery, wyroby elektroniczne i optyczne;
- urządzenia elektryczne;
- części i akcesoria do pojazdów samochodowych lub motocykli.
Podsumowanie
Uproszczona ewidencja sprzedaży to bardzo istotna dokumentacja, która pozwala większości e-sprzedawców legalnie i efektywnie prowadzić działalność nierejestrowaną. Jednocześnie, nie wymaga od Ciebie żadnych skomplikowanych czynności czy zasobów – do ewidencjonowania wystarczą choćby notes i długopis.
Musisz jednak upewnić się, czy na pewno możesz skorzystać z tego ułatwienia, jakim jest prowadzenie uproszczonej dokumentacji. Kluczowe jest zatem to, czy możesz skorzystać ze zwolnienia z VAT. W razie wątpliwości, skontaktuj się z biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym.
Pamiętaj też, że niezależnie od ewentualnych ułatwień na gruncie podatkowym, pod pewnymi względami działalność nierejestrowana ma te same obowiązki, co jednoosobowa działalność gospodarcza albo nawet spółka! Chodzi tu m.in. o wymogi dotyczące odpowiedniego regulaminu sklepu i polityki prywatności. W tym pomoże Ci nasz Kreator Legal Geek 🙂
Regulamin sklepu internetowego
Pakiet dokumentów niezbędnych do prowadzenia sprzedaży w sklepie internetowym.
399
zł netto / rok
