Co powinien zawierać regulamin newslettera?

Newsletter może być skutecznym sposobem na budowanie relacji z Twoim klientem lub czytelnikiem. Dzięki interesującym wiadomościom możesz też zachęcić klienta do skorzystania z Twoich usług. W poprzednim wpisie „Czy regulamin newslettera na stronie www jest obowiązkowy?„ wskazaliśmy, jak ważne jest posiadanie odpowiedniej podstawy na wysyłanie wiadomości marketingowych. Wyjaśniliśmy także, że najlepszą podstawą do zgodnej z prawem wysyłki jest akceptacja regulaminu newslettera przez klienta. Nie może to jednak być byle jaki regulamin! Dzisiaj podpowiemy Ci, co w regulaminie newslettera jest konieczne, aby odpowiednio Cię zabezpieczyć, i skąd wziąć regulamin newslettera, który zapewni Ci spokój.

Wymogi ustawy o prawach konsumenta

Mając na uwadze przepisy oraz wypowiedzi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, w regulaminie newslettera należy uwzględnić obowiązki informacyjne z ustawy o prawach konsumenta. 

Co to oznacza w praktyce? W Twoim regulaminie powinny się znaleźć m.in. informacje o:

• Twoich danych identyfikujących i adresie, pod którym prowadzisz działalność;
• Twoich danych kontaktowych, w tym o numerze telefonu;
• stosowanej przez Ciebie procedurze reklamacyjnej (w razie ewentualnych zastrzeżeń klientów odnośnie newslettera);
• sposobie wypowiedzenia umowy dotyczącej wysyłki newslettera.

Uwzględnienie obowiązków z ustawy o prawach konsumenta jest szczególnie istotne, jeśli stosujesz tzw. lead magnet, a więc udostępniasz klientowi gratis za zapis do newslettera (najczęściej jest to e-book albo inna podobna treść cyfrowa). Jednak również regulamin “zwykłego” newslettera, bez lead magnet, powinien być dostosowany do ustawowych wymogów.

Obowiązki z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną

Tworząc regulamin, musisz wziąć pod uwagę również przepisy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, czyli tzw. UŚUDE. Zgodnie z nimi, w regulaminie powienieneś/aś m.in.:

• wskazać rodzaj i zakres świadczonej usługi (trzeba więc przede wszystkim wskazać, na czym polega usługa newslettera i jaki charakter będą mieć przesyłane w jej ramach wiadomości);
• napisać, w jaki sposób można zawrzeć umowę na przesyłanie newslettera (innymi słowy, jak można zapisać się na newsletter);
• zamieścić zakaz dostarczania przez użytkownika treści o charakterze bezprawnym.

Podobnie jak ustawa o prawach konsumenta, UŚUDE nakazuje również określić tryb postępowania reklamacyjnego.

Rozporządzenie o ochronie danych (RODO)

W regulaminie newslettera nie powinno zabraknąć wzmianki o przetwarzaniu danych osobowych. Co do zasady, zebrane przez Ciebie adresy e-mail są danymi osobowymi! Musisz odpowiednio je chronić, a klienta poinformować o dokonywanym przez Ciebie przetwarzaniu. Wynika to z rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

W regulaminie możesz napisać jedynie najważniejsze informacje, m.in. o tym, że:

• jesteś administratorem danych osobowych podanych w związku z zapisem na newsletter, 
• podanie danych jest dobrowolne, ale jednocześnie konieczne do zawarcia umowy na wysyłkę newslettera;
• przetwarzasz dane przede wszystkim w celu wysyłki newslettera, na podstawie zawartej umowy;
• użytkownik może zgłosić do Ciebie żądania odnośnie przetwarzania danych, np. dostępu do swoich danych, ich sprostowania czy usunięcia.

Pozostałe, szczegółowe informacje użytkownik powinien znaleźć w Twojej polityce prywatności. W regulaminie powinieneś/aś o tym poinformować, najlepiej zamieszczając także link do polityki. 

Jak pozyskać akceptację regulaminu?

Tak jak wspominaliśmy w naszym poprzednim wpisie o newsletterze „Czy regulamin newslettera na stronie www jest obowiązkowy?„, istotne są także przepisy prawa telekomunikacyjnego. Podkreślają one konieczność uzyskania wcześniejszej akceptacji wysyłki newslettera przez użytkownika. Pamiętaj, aby nie wysyłać newslettera do niezapisanych użytkowników! W polu do zapisu na newsletter najbezpieczniej jest zastosować tzw. checkbox, który musi zaznaczyć użytkownik, aby zapisać się na newsletter. W treści checkboxa zalecamy dodać link do regulaminu newslettera. 

Przykładowo, treść do checkboxa może wyglądać tak:

„Zapisuję się do newslettera i akceptuję regulamin newslettera” (w podkreślonym fragmencie podlinkowany byłby regulamin newslettera).

Pamiętaj – checkbox ten nie może być domyślnie zaznaczony! To klient musi zdecydować, czy chce go zaznaczyć, czy pozostawić odznaczony!

Skąd wziąć dokumenty? 

Jeśli zastanawiasz się, jak napisać regulamin newslettera, weź pod uwagę aspekty, o których napisaliśmy wyżej. Nie zapomnij też o odpowiedniej polityce prywatności, do której odniesiesz się w regulaminie!

Tym niemniej, jeśli nie masz doświadczenia lub wiedzy dotyczącej przepisów prawnych, i wolisz skorzystać z pomocy specjalistów, polecamy Ci nasz Kreator Legal Geek. W Kreatorze w kilku kliknięciach otrzymasz regulamin newslettera dopasowany do Twoich potrzeb (w tym także do modelu lead magnet). W zestawie jest także m.in. odpowiednia polityka prywatności.  

Co ważne, w opłaconym okresie abonamentu w cenie masz zapewnione aktualizacje w przypadku zmian w prawie konsumenckim lub dotyczącym danych osobowych. Jest bardzo przydatne rozwiązanie, gdyż przepisy i interpretacje ostatnio często się zmieniają. Aktualizacje przeprowadza się bardzo prosto – często wystarczy tylko kilka kliknięć, a następnie zamieszczenie nowej wersji dokumentu na Twojej stronie internetowej.

Jeśli prowadzisz sklep internetowy, opisywane wyżej dokumenty znajdziesz np. w naszym regulaminie sklepu internetowego. Jeśli prowadzisz inną stronę internetową, np. stronę typu “wizytówka” albo blog, skorzystaj z pakietu: regulamin strony internetowej.

Mamy nadzieję, że nasz wpis przybliżył Ci elementy, które powinien zawierać Twój regulamin newslettera. Życzymy powodzenia w prowadzeniu skutecznego, zgodnego z prawem marketingu!