Czy regulamin newslettera na stronie www jest obowiązkowy?

Aktualizacja: listopad 2024

Prowadzisz blog albo e-sklep? A może tworzysz stronę internetową dla swojego stacjonarnego biznesu? Nawet jeśli Twoja działalność w Internecie dopiero raczkuje, prędzej czy później zaczniesz zastanawiać się, jak przyciągnąć klientów lub czytelników na swoją stronę internetową, i jak zachęcić ich do skorzystania z Twoich usług.

Bardzo skuteczną metodą może być regularne prowadzenie newslettera, czyli wiadomości mailowych dotyczących np. nowości na Twojej stronie internetowej, w Twoim sklepie albo na blogu. Musisz jednak postarać się, aby był to newsletter zgodny z RODO oraz innymi kluczowymi przepisami.

Z tego wpisu dowiesz się m.in., czy regulamin newslettera jest obowiązkowy, czy “zgoda RODO” jest właściwym rozwiązaniem, oraz co grozi Ci za niespełnienie wymogów prawnych.

Newsletter a prawo 

Wysyłka wiadomości marketingowych drogą elektroniczną jest uregulowana przez różne przepisy. Część z nich znajduje się w ustawie Prawo komunikacji elektronicznej, ale i tak najczęściej kojarzonym aktem prawnym, związanym z tym zagadnieniem, jest RODO, czyli rozporządzenie o ochronie danych. 

Z całokształtu tych regulacji można wyciągnąć wniosek, że do wysyłki newslettera potrzebne jest wcześniejsze zaakceptowanie tego przez użytkownika, a więc, innymi słowy – zapisanie się przez niego na newsletter. O tym, jak uzyskać taką akceptację, przeczytasz poniżej.

Newsletter a RODO

Zasadniczo, adresy e-mail Twoich klientów należy uznać za dane osobowe. 

Zgodnie z RODO, aby przetwarzać dane osobowe, musisz mieć do tego odpowiednią podstawę prawną. Taką podstawą może być np. umowa między Tobą a użytkownikiem, albo wyrażona przez użytkownika zgoda. To z kolei oznacza, że zapewnienie użytkownikowi pewnych informacji przed zapisem na newsletter jest obowiązkowe.

Stosowanie zgód na marketing jest powszechną praktyką, ale naszym zdaniem w przypadku, w którym zamierzasz wysyłać regularne wiadomości mailowe, lepszym rozwiązaniem jest regulamin newslettera. Na jego podstawie zawrzesz z użytkownikiem umowę na jego przesyłanie. Zalecamy takie rozwiązanie szczególnie w przypadku, w którym chcesz stosować tzw. lead magnet, czyli bonus za zapis do newslettera. Taki gratis przybiera najczęściej postać e-booka albo innego materiału do pobrania. Zgoda na newsletter nie pozwoliłaby Ci przekazać wszystkich wymaganych przez prawo informacji, związanych z dostarczaniem przez Ciebie takiego bonusu.

Zapisując się na newsletter, użytkownik powinien zaakceptować regulamin newslettera, najlepiej poprzez tzw. checkbox. W treści checkboxa zalecamy dodać link do regulaminu newslettera, aby użytkownik nie musiał go sam szukać np. w stopce Twojej strony internetowej.

Z RODO wynika także obowiązek przekazania informacji o przetwarzaniu danych osobowych użytkownika zapisującego się na newsletter. Najłatwiej spełnić ten wymóg w ramach polityki prywatności, na którą powołasz się w regulaminie newslettera.

Wysyłka newslettera do niezapisanych użytkowników

Pamiętaj, że wysyłanie wiadomości marketingowych do osób, które nie zapisały się na Twój newsletter, jest poważnym naruszeniem przepisów, i to nie tylko tych wynikających z RODO! Za takie działania grożą Ci kary pieniężne. Jeśli zastanawiasz się więc, czy trzeba mieć regulamin newslettera, planując regularną wysyłkę wiadomości marketingowych, nie wahaj się – zapewnij sobie odpowiedni dokument.

Skąd wziąć regulamin newslettera?

Częstym pomysłem wśród początkujących przedsiębiorców i blogerów jest… skorzystanie z regulaminu kogoś innego i podmienienie w nim danych, albo “sklejenie” kilku różnych dokumentów ze sobą. Przestrzegamy przed takimi działaniami! Nie dość, że regulamin, z którego czerpiesz, może być nieaktualny lub niezgodny z prawem, to jeszcze narażasz się m.in. na odpowiedzialność odszkodowawczą z powodu naruszenia praw autorskich do bazowego regulaminu. 

Regulamin można też napisać samodzielnie, jednak mając na uwadze to, jak wiele przepisów należy uwzględnić, i to z różnych aktów prawnych, najlepiej powierzyć takie zadanie specjalistom – prawnikom specjalizującym się w prawie związanym z danymi osobowymi oraz e-commerce. Z tego względu polecamy Ci nasz Kreator Legal Geek – zawiera zarówno dokumenty przystosowane do sklepu internetowego, jak i do bloga i strony internetowej. Wybierz interesujący Cię pakiet i wygeneruj regulamin newslettera!

Dla sklepów internetowych polecamy Pakiet E-sprzedawcy.

Natomiast dla blogów i stron internetowych niebędących sklepem – pakiet: regulamin strony internetowej:

Oba produkty zawierają m.in. regulamin newslettera, który jednym kliknięciem możesz także dopasować do działania w modelu lead magnet. W ramach tych produktów znajduje się również polityka prywatności, która pomoże Ci odpowiednio poinformować użytkowników o przetwarzaniu przez Ciebie danych osobowych w związku z newsletterem.